14.02.2022 Энергетика

АО «Теплоэнерго» использует интеллектуальные сервисы Directum Ario для обработки финансовых документов

АО «Теплоэнерго» задействует интеллектуальные сервисы Directum Ario в процессе оцифровки ПУД для наполнения электронного финансового архива. Время поиска и получения копии документов для проверки ФНС сократилось с 2 дней до 3 минут.

Крупнейший поставщик тепловой энергии в Нижнем Новгороде получает ежемесячно около 30 тыс. первичных учетных документов. При этом 90% ПУД приходит на бумаге. В рамках перехода на налоговый мониторинг компании потребовалось к 1 января 2022 г. создать электронный финансовый архив (ЭФА) и оцифровать первичные документы за 2021 г. Обработка ПУД с помощью искусственного интеллекта позволила ускорить эти процессы и уложиться в заданные сроки.

Сотрудники «Теплоэнерго» уже имеют положительный опыт работы с Directum. Первые процессы были переведены в цифровой вид еще в 2013 г. Поэтому для оцифровки ПУД выбрали интеллектуальные сервисы Directum Ario. Среди других преимуществ решения — возможность интеграции с 1С:ERP и высокая результативность извлечения и распознавания данных на аналогичных проектах.

Как ИИ-механизмы ускорили работу с ПУД

Для автоматизации наполнения электронного финансового архива компания «Теплоэнерго» использует несколько решений Directum: «Финансовый архив», «Служба ввода документов», коннектор к СБИС и сервисы Ario, которые в автоматическом режиме обрабатывают потоки документов.
До внедрения интеллектуальных сервисов ответственным лицам приходилось подписывать и согласовывать ПУД от контрагентов на бумаге. Затем документы передавали в бухгалтерию для отражения в учете и далее – на хранение в бумажный финансовый архив. На каждой из стадий ПУД обрастали бумажными копиями, для контроля их перемещения сотрудникам приходилось вести реестры передачи оригиналов.

После включения в процесс Directum Ario ручной работы с бумагами стало в несколько раз меньше. Сканы документов направляются на выделенный сетевой ресурс и адрес электронной почты. Затем служба ввода формирует поток документов на обработку и передает его сервисам Ario.

Команда проекта настроила сервисы интеллектуальной обработки для документов:
• товарная накладная;
• счет-фактура;
• корректировочный счет-фактура;
• УПД;
• форма КС-2;
• акт выполненных работ.

Интеллектуальные механизмы извлекают и передают в карточку документа ключевые реквизиты: дату и номер договора, контрагент, ИНН, сумму, НДС и другие данные. При обработке комплектов система может взаимодополнять недостающие реквизиты из разных документов.

Работа с первичными документами стала проще и дешевле

По оценкам ИТ-специалистов, сервисы Directum Ario показали в «Теплоэнерго» высокое качество распознавания информации. Полнота извлечения данных составила 87%, а точность классификации документов – 95%.

В результате внедрения финансового архива и интеллектуальных сервисов Ario:

1. Сократилось время на подготовку и прохождение налоговых и внутренних проверок. Вместо 1-2 дней поиска в бумажном архиве и получения копии документов процесс занимает 1-3 минуты – столько нужно, чтобы найти скан-копии в электронном архиве.
2. Бухгалтерия избавилась от части однообразной работы. У квалифицированных специалистов появилось больше времени для выполнения аналитических задач.
3. В 3 раза снизились затраты на бумагу, картриджи, содержание места для хранения бумажного архива.
Светлана Ханова, начальник отдела разработки и сопровождения информационных систем АО «Теплоэнерго»: «В результате внедрения мы получили многократное сокращение времени на подготовку и прохождение налоговых проверок. Все сотрудники бухгалтерии имеют быстрый доступ к любой первичной документации, что освобождает до 20% времени квалифицированного персонала».

АО «Теплоэнерго» — крупнейший поставщик тепловой энергии в Нижнем Новгороде, обеспечивает теплом и горячей водой более городских 8300 объектов.

Directum — российская ИТ-компания. Разработчик интеллектуальных программных продуктов и сервисов для управления цифровыми процессами и документами. Оказывает полный спектр услуг по выстраиванию цифрового взаимодействия: анализ бизнес-процессов, создание, внедрение и сопровождение ИТ-решений для организаций различных масштабов и отраслей. Постоянный участник центров компетенций по развитию инновационных решений в рамках программы «Цифровая экономика».

Источник: сайт Directum.ru