19.04.2021 Выставки, круглые столы, пресс-конференции

Правила проведения онлайн- и офлайн-конференций: советы от организаторов

Правила проведения онлайн- и офлайн-конференций: советы от организаторов

О современных направлениях и особенностях проведения онлайн- и офлайн-конференций нам рассказали организаторы мероприятий подмосковного курорта "Царьград”, которые знают все об идеальной организации деловых мероприятий.

Проведение офлайн-конференций, независимо от продолжительности, количества участников, изменения локации — сложный скрупулезный процесс, который требует тщательного планирования и соблюдения определенной последовательности действий. От того, как удачно будет организовано мероприятие, зависит получение желаемого результата.

Алгоритм планирования и проведения офлайн-конференций схематично состоит из четырех взаимосвязанных элементов:
1. Базовая часть — это этап, на котором вы формируете общую концепцию и видение мероприятия. Этот этап — основа ваших дальнейших действий.
2. Планирование и организация мероприятия — это непосредственно комплекс действий, которые будут направлены на реализацию утвержденного концепта.
3. Проведение мероприятия предусматривает операционную работу организаторов по поддержке желаемого уровня события.
4. Посткоммуникация и отчетность поможет лучше понять эффективность проведения мероприятия.

При подготовке к офлайн-конференции необходимо внимательно подойти к выбору места ее проведения, технической оснащенностью и уровнем обслуживания. Важную роль играют вопросы обеспечения охраны. Такие события обычно проводятся в конференц-залах с использованием специального оборудования для конференций (проекторы, экраны, системы синхронного перевода и др.).

Планирование и организация офлайн-мероприятия

За 15-20 дней до мероприятия:
Сформировать программу мероприятия.
Разработать и утвердить бюджет с фиксацией дат выплат.
Написать анонс и максимально распространить его по всем каналам коммуникации для определенной целевой аудитории.
Договориться со спикерами, которые должны быть привлечены к мероприятию.
Забронировать зал, где будет проходить мероприятие.
Договориться об аренде необходимой для мероприятия техники.
Предварительно забронировать отель для участников.
Предварительно забронировать кейтеринг / банкет / перерыв на кофе, обсудить 2 типа меню: общее и вегетарианское.
Договориться о трансфере, если это предусмотрено программой мероприятия.
Заказать печатную продукцию, которая должна быть использована во время мероприятия.

За 5-7 дней до мероприятия:
По результатам полученных подтверждений окончательно сформировать список участников мероприятия.
Отправить уточненные списки на поселение в гостиницу.
Подтвердить окончательное количество общего меню и вегетарианского.
Забрать напечатаные материалы.
Отправить напоминание спикерам, приглашенным на мероприятие, с точным временем и местом проведения. Предупредить о возможности специального трансфера.

Накануне мероприятия за 1-3 дня:
Привезти необходимое оборудование на место проведения конференции.
Напомнить участникам о месте и времени начала мероприятия.
Подготовить таблички спикерам.
Проверить работу техники: заряженность аккумуляторов, устройств, наличие свободного места на устройствах для записи и тому подобное.


Во время проведения мероприятия:

Перед проведением мероприятия: расписать обязанности каждого участника организационной группы. Обговорить внутри команды алгоритм действий в форс-мажорных ситуациях.
Кроме того, помним о важном алгоритме действия в день конференции:
Расставить таблички спикерам, разложить для них справочные материалы, блокноты и ручки, поставить воду и стаканы.
Разместить баннеры в месте проведения мероприятия.
Встретиться с участниками перед началом мероприятия.
Зарегистрировать их (регистрационные списки).
Проконтролировать размещение участников.
Фотографировать, делать видеозапись мероприятия.
Провести фуршет / банкет.
В итоговом слове поблагодарить участников мероприятия, напомнить, что вскоре они получат постматериалы.


Онлайн-конференции

Онлайн-конференции вряд ли компенсируют все прелести офлайн-мероприятий, но их актуальность растет. Кроме этого, скорее всего, онлайн-формат останется с нами также после пандемии.

Планирование онлайн-мероприятия и приглашение участников

Для того, чтобы пригласить потенциальных участников присоединиться к вашему мероприятию, следует прежде всего его запланировать — заранее «создать событие» в том сервисе, который вы выбрали для проведения онлайн. После этого вы получите ссылку на мероприятие, которое сможете распространить среди участников.

На этапе планирования мероприятия важно иметь готовую программу, знать, когда начнется и закончится ваше событие. Кроме этого, понадобится определиться с типом встречи — она открыта для всех желающих или к ней смогут присоединиться только «избранные» (зарегистрированные участники, получат пароль).

Чтобы решить этот вопрос, представьте, что проводите эту встречу офлайн.

Будете ли вы распространять приглашения по всем каналам с указанием даты, времени и места проведения мероприятия, чтобы охватить как можно большую аудиторию?
Или рассылать приглашения отдельным лицам или организациям с разглашением деталей проведения мероприятия только после регистрации?

Если вы выбрали первый вариант, можно планировать открытое мероприятие. Если второй — тогда закрытое с возможностью входа только с использованием пароля.

Однако закрытые мероприятия модерировать легче. Современные технологии позволяют транслировать конференции, вебинары в прямом эфире. Это позволяет привлечь к событию широкую общественность. Участники преимущественно могут комментировать озвученное и задавать вопросы спикерам. Но мероприятие, на которое можно попасть без пароля, и которое, соответственно, собирает большое количество участников — усложняет работу технического модератора.

Закрытое мероприятие предусматривает предварительную регистрацию участников. В регистрационной форме они отмечают почтовый ящик, на который впоследствии организаторы присылают ссылки на конференцию, а также пароль к нему. Такой формат позволит организаторам собрать лиды для дальнейшей реализации своих бизнес-задач.

Желательно присылать приглашение с паролем за несколько дней до мероприятия, а затем повторно в день события. Ведь бывают, что такие письма-приглашения попадают в спам. Также лучше за час до начала мероприятия пересмотреть список регистрации участников — возможно, кто-то из важных участников зарегистрировался непосредственно в день мероприятия и ждет приглашения.

Случается, что люди продолжают регистрироваться, когда мероприятие уже началось. Но проверять список регистрации в течение мероприятия модераторам не хватает времени. Поэтому часто регистрацию закрывают за несколько часов до начала конференции.

Поэтому о присоединении к встрече опоздавших следует позаботиться заранее. Можно в анонсе или программе указать контактные данные технического модератора и указать, что к нему можно обращаться в частности по вопросам регистрации и доступа к событию.

В системе Zoom, кроме пароля, своеобразным фильтром участников может стать «комната ожидания». Когда участник переходит по ссылке на мероприятие, он прежде всего попадает в «комнату». Это видит модератор и решает, пускать человека на конференцию или нет. В Zoom включить функцию «комнаты ожидания» можно на этапе планирования мероприятия.

Кроме этого, этот функционал поможет, когда участники присоединяются ранее указанного времени. Если в этот момент организаторы проводят «саунд-чек» и не хотят, чтобы их разговор слышали посторонние люди, они могут оставить человека в «комнате ожидания», пока не начнется мероприятие.


Модерация онлайн-мероприятий

Кто же такой технический модератор, которого мы столько раз вспоминали?

Для проведения качественной встречи лучше иметь сразу двух модераторов — технического и тематического. Ведь даже Юлий Цезарь вряд ли бы успевал одновременно модерировать разговор, отслеживать «поднятые руки», запускать участников из комнаты ожидания, включать и выключать демонстрацию экрана, решать текущие технические задачи.

Возложение всех координационных задач только на одного человека, а также неподготовленность к событию тематического модератора — это наиболее распространенные и грубые ошибки в проведении онлайн-конференций.

С онлайн-форматом создается иллюзия простоты мероприятия. Но когда модератор не имеет четкого сценария мероприятия, когда он не знает, что скажет в начале, кто и когда докладывает, все готово технически, например, к демонстрации презентации или видео — это вызывает длительные незаполненные паузы, которые влияют на качество мероприятия. При некачественной трансляции пользователи могут покидать конференцию, а вы терять потенциальных клиентов.

Поэтому лучше разделить задачи по модерации. Технический модератор отвечает за:

запуск участников из «комнаты ожидания»;
демонстрацию ожидания / презентаций;
стабильность трансляции;
сбор вопросов в комментариях под трансляцией;
запись мероприятия;
разделение участников по комнатам при работе в группах;
отключение микрофонов участников, которые не сделали это самостоятельно и мешают мероприятию.

А тематический модератор в онлайне, как и в офлайне, следит, чтобы разговор шел четко по плану:

говорит техническое вступительное слово в начале — рассказывает правила коммуникации в течение мероприятия в целом;
провозглашает приветственное слово — о целях, задачах и плане конференции;
представляет спикеров;
руководит основной частью обсуждения;
отвечает за чат, вопросы и ответы;
следит за соблюдением регламента выступлений;
отвечает за подведение итогов.

Также тематический модератор отвечает за то, чтобы программа мероприятия была адаптирована к онлайн-формату.

Ведь часто случается, что организаторы пытаются скопировать программу и методику проведения офлайн-мероприятий в онлайн. Хотя в таком случае, чтобы удержать внимание участников, стимулировать их к активности, получить обратную связь, следует использовать другие подходы.

В онлайне вы не можете заставить человека включить камеру. И вы не можете знать, человек включен в обсуждение, слушает вас или он просто «существует» на мероприятии. В качестве примера, для коммуникации с участниками можно задать вопрос аудитории и попросить отреагировать определенным образом (поставить номер варианта ответа в чате или нажать на «реакцию»).

Так, успех проведения онлайн-мероприятий зависит в основном от умения организаторов четко разграничивать сущность оффлайн и онлайн-мероприятий, технических и тематических задач модераторов.


Трансляция и визуальное оформление онлайн-мероприятия

Если вы решили транслировать мероприятие, прежде всего следует позаботиться о картинке, которую будут видеть участники, когда эфир начнется.

Эта картинка — стартовый слайд или изображение, своеобразная «титулка» с названием мероприятия, логотипами, перечисленными спикерами, основными вопросами и тому подобное. За демонстрацию этого изображения лучше, чтобы отвечал технический модератор. Заставку отрисовывает дизайнер.

В то же время задача тематического модератора предупредить участников о трансляции мероприятия.

Выходить в прямой эфир можно только после технического приветственного слова. А уже в эфире не забудьте напомнить участникам о возможности задать вопросы спикерам мероприятия в комментариях.

Следить за появлением вопросов, передавать такие вопросы тематическом модератору для объявления в эфире — сфера ответственности технического модератора.

Завершение трансляции должно происходить после соответствующих слов тематического модератора. Например: «На этом мы завершаем онлайн-мероприятие. Спасибо всем, кто наблюдал за обсуждением и приобщался в комментариях».

После завершения мероприятия задача технического модератора передать коллегам запись конференции. А задача организаторов онлайн-событий — проводить мероприятия на высоком уровне и делиться собственным опытом с другими. И, конечно, обязательно провести ряд работ после события. Распространить пресс-материалы в СМИ, проанализировать доклады спикеров, собрать базу участников конференции в email-сервисе, получить обратную связь.