14.07.2020 Hi-tech, софт, компьютеры

Внедрения системы электронного документооборота в АО фирма "Агрокомплекс" им. Н.И. Ткачева

На сегодняшний день электронный документооборот применяют у себя многие организации. Основные причины внедрения - это стремление повысить эффективность использования рабочего времени сотрудников, а также минимизация затрат на ручную обработку документов. А чем крупнее предприятие – тем сложнее, специфичнее и масштабнее возникающие у него в учете проблемы.

АО фирма "Агрокомплекс" им. Н.И. Ткачева – это крупнейший агрохолдинг на юге Рос-сии, включающий в себя множество организаций, более 24-х тысяч сотрудников и 600 магазинов собственной розничной сети. "Агрокомплекс" занимается различными отраслями сельского хозяйства: растениеводством, производством кормов, животноводством, птицеводством, мясопереработкой. Холдинг воплотил в жизнь передовую концепцию аграрного предприятия полного цикла – от поля до прилавка. Поэтому вся продукция отличается доступностью, конкурентоспособностью и, главное, высоким качеством.

С увеличением численности сотрудников, количества подразделений и дочерних предприятий, наращиванием объемов производства всё труднее и сложнее контролировать процессы в компании. Кроме того, территориальная удаленность накладывает определенные ограничения на взаимодействие между отделами и предприятиями.

Основными целями внедрения системы электронного документооборота стали:
- Организовать единое информационное пространство;
- Снизить число бумажных документов, сократить затраты на расходные материалы;
- Повысить уровень исполнительской дисциплины;
- Оптимизировать рабочее время сотрудников.

В "Агрокомплексе" применяется множество различных программных продуктов, автоматизирующих работу сотрудников, подавляющая часть этих программ созданы на базе платформы "1С". В связи с этим выбор программы "1С:Документооборот" в качестве продукта автоматизации делопроизводства и взаимодействия был очевиден и удобен по многим показателям: знакомый интерфейс для части пользователей, подготовленная инфраструктура, наличие специалистов для поддержки, ценовой диапазон. Выбор партнера для внедрения был сделан в пользу компании "Портал-Юг": с данным партнёром уже давно ведется активное взаимодействие. Специалисты компании "Пор-тал-Юг" участвовали во внедрении и сопровождении программных продуктов 1С в АО фирма "Агрокомплекс" им. Н.И. Ткачева ранее.

Сам процесс внедрения был долгим и непростым. Активная фаза работ проходила с февраля по сентябрь 2017 года, затем было продолжено сопровождение системы с внедрением дополнительных задач. Все работы были разделены на несколько очередей внедрения, чтобы проектная команда могла сосредоточиться на конкретных зада-чах, а пользователи последовательно осваивали новый функционал системы. Основная часть всех задач решалась типовыми средствами, однако исходя из требований и специфики "Агрокомплекса" специалистам компании "Портал-Юг" приходилось также производить доработки системы.

Одна из таких доработок была применена во время реализации механизма согласования командировок. Служебная записка создавалась командируемым сотрудником, заполнялись необходимые реквизиты (кто, куда, насколько, какие средства требуются). Далее по цепочке шло согласование, два последних этапа были -сотрудник отдела кадров и сотрудник бухгалтерии соответственно. Однако, учет командировок велся в программе "1С:Зарплата и управление персоналом", а учет выдачи денежных средств и вовсе в "1С:Управление производственным предприятием". Поэтому после всех согласований данные загружались в данные системы. Основная цель была достигнута стандартной интеграцией – т.е. весь процесс в короткие сроки проходил маршрут от создания заявки до получения денежных средств. В среднем, с учетом территориальной удаленности, загруженности руководителей и других факторов, до автоматизации процесс мог занимать целый рабочий день. После автоматизации – задержки возникают, но они незначительные, через 1-2 часа сотрудник может отправляться в командировку. Однако, кроме основной цели также были освобождены от ручного ввода до-кументов в "1С: ЗУП" и "1С: УПП" участники процесса. И подобные выигрыши во времени по итогам автоматизации наблюдались по всем внедренным блокам.

В результате внедрения была полностью автоматизирована работа с документами (обработка, регистрация, хранение), работа с процессами и задачами, а также ведение мероприятий в системе "1С:Документооборот".

Программный продукт "1С: Документооборот 8" введен в промышленную эксплуатацию. На текущий момент в системе электронного документооборота работает более 700 человек.

В рамках каждой очереди внедрения производилось обучение ИТ-специалистов АО фирма "Агрокомплекс" им. Н.И. Ткачева, а также пользователей, которым предстояло непосредственно работать с внедренными подсистемами. Обучение проводилось как индивидуальное, так и коллективное (в подавляющем большинстве случаев – в фор-мате вебинаров из-за территориальной удаленности). Были написаны инструкции для администраторов и пользователей.