10.07.2020 Hi-tech, софт, компьютеры

Строительный холдинг «Монолит» повышает исполнительскую дисциплину с помощью "1С:Документооборот 8 КОРП"

Компания "Портал Юг" успешно завершила проект внедрения "1С:Документооборот 8 КОРП" в группе компаний "Монолит". Автоматизация охватила работу более 300 сотрудников всех основных подразделений предприятия. В результате внедрения создана эффективная система электронного документооборота, позволившая унифицировать и ускорить процессы по обработке входящей корреспонденции, договорной и распорядительной документации.

Группа компаний "Монолит" является крупным инвестиционно-строительным холдингом, в структуру которого входит комплекс предприятий, обеспечивающих полный цикл услуг по проектированию, производству, продажам и маркетингу, управлению жилой и коммерческой недвижимостью и транспорту. В активе холдинга 13 лет опыта в реализации масштабных проектов по строительству жилой недвижимости, объектов рекреационного, коммерческого и социального назначения в Республике Крым.

Осенью 2018 года перед группой компаний "Монолит" встала цель внедрить информационную систему, которая могла бы эффективно решить следующие ключевые проблемы:
- Отсутствие единого места хранения и унифицированных правил учета документов приводило к тому, что документы хранились разрознено, часто терялись, а на поиск необходимого документа порой уходили дни.
- Постановка руководством задач исполнителям осуществлялась в основном в устной форме и с помощью электронной почты, что затрудняло как контроль за исполнением, так и само исполнение (исполнитель без формализованного описания мог понять задачу неправильно).
- Существенной проблемой было очень долгое согласование всех видов договорной документации (договоры поставки, субподряда и т.д.), которое могло проходить несколько недель и требовало значительных временных затрат от инициаторов по доставке документов между подразделениями.

После решения руководством группы компаний "Монолит" о внедрении новой информационной системы на базе программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП", функционал которого наиболее полно отвечал поставленным задачам, в качестве подрядчика по оказанию услуг по внедрению была выбрана компания "Портал-Юг".
Важным аргументом при выборе партнера явился большой успешный практический опыт внедрения специалистами "Портал-Юг" программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП" на предприятиях Южного федерального округа и за его пределами, подтвержденный положительными отзывами клиентов.

Проект внедрения "1С:Документооборот 8 КОРП" осуществлялся по проектной технологии компании "Портал-Юг", длился 6 месяцев (с марта по август 2019 года) и был завершен в плановые сроки и в рамках планового бюджета.

Проект внедрения включал в себя следующие стадии:
• Стадия "Техническое задание" (март 2019) – формирование и согласований требований к функционированию системы.
• Стадия "Предпусковые работы" (май – июль 2019) – выполнение работ, необходимых для ввода системы в опытно-промышленную эксплуатацию.
• Стадия "Опытно-промышленная эксплуатация" (июль – август 2019) – внедрение системы, достижение целей проекта.

В рамках проекта специалистами "Портал-Юг" были выполненные следующие консалтинговые и внедренческие работы:
- Проведена диагностика бизнес-процессов предприятия и предложена модель оптимизации системы документооборота с помощью функциональных возможностей программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП".
- Выполнено планирование этапов работ, составлен детальный календарный план работ. Учет и контроль исполнения проектных задач на всем протяжении проекта внедрения велся непосредственно в программе "1С:Документооборот 8 КОРП" в подсистеме "Проекты", что позволило эффективно управлять процессом внедрения.
- Произведен реинжиниринг бизнес-процессов в рамках делопроизводственного учета. На предприятии с целью поддержки и обеспечения развития системы электронного документооборота было создано новое структурное подразделение – Отдел делопроизводства, выполняющий функции централизованного учета и регистрации документов, а также методической поддержки пользователей системы.
- Осуществлена настройка параметров учета и нормативно-справочной информации программы в рамках внедряемых учетных блоков, разработаны инструкции по работе в программе, а также проведен комплекс мероприятий по групповому и индивидуальному обучению пользователей.

В итоге внедрение системы электронного документооборота позволило достичь следующих основных результатов:
- Организовано единое хранилище входящей и исходящей корреспонденции, договорной, организационно-распорядительной и нормативно-методической документации, позволившее исключить потери и обеспечить сотрудникам мгновенный доступ к документам.
- Повысилась исполнительская дисциплина за счет формализации и контроля задач (в том числе и на основании протоколов мероприятий). Благодаря программе руководство предприятия получило инструмент, с помощью которого могло систематически и постоянно осуществлять контроль за оперативной деятельностью, а также анализировать исполнительскую дисциплину сотрудников. В свою очередь, исполнители задач теперь могут лучше и быстрее выполнять свои должностные обязанности, имея перед глазами список задач с конкретными сроками исполнения и формализованным описанием. Соблюдение сроков исполнения задач также было завязано на систему мотивации сотрудников.
- Ускорился процесс согласования договоров с двух недель до трех дней.
Возможность электронного согласования позволила полностью решить проблему долгой обработки договорной документации. Теперь инициатору договора нет необходимости физически передавать проект договора от одного согласующего лица к другому. Также инициатор может оперативно отслеживать состояние документа, а при возникновении замечаний у согласующих лиц, быстро внести изменения в документ.