7-11-2014, 15:43

Единая корпоративная электронная почтовая система (КПЭС) внедрена в МАУ «МФЦ г.Махачкалы»

Единая корпоративная электронная почтовая система (КПЭС) внедрена в МАУ «МФЦ г.Махачкалы». Новая почтовая система объединяет всех пользователей муниципального ведомства «одного окна». Она отличается массой функциональных особенностей и целым рядом технических возможностей. Речь, в частности, идет об уникальной системе управления сообщениями, позволяющей полностью отказаться от создания папок и ручной сортировки писем. Все получаемые сообщения автоматически индексируются и сортируются в зависимости от отправителя, содержания или типа сообщения.
По словам и.о. директора МФЦ Махачкалы Юсупа Гаджиева создание единого почтового пространства учреждения было обусловлено рядом причин. В первую очередь, это отсутствие единого канала внутренних коммуникаций. «Отсутствие единой почтовой системы, а стало быть возможности для организации централизованного хранения и управления информацией внутри ведомства значительно усложняло нашу работу. Благодаря КПЭС мы сможем наладить эффективный внутренний электронный документооброт, координировать работу всех структурных подразделений учреждения. Теперь каждый наш сотрудник для выполнения своих трудовых обязанностей будет использовать личный корпоративный ящик», отметил руководитель муниципального учреждения.
Помимо прочих, немаловажной особенностью технического новшества является возможность поддержки обратной связи с заявителями МФЦ, путем оперативного реагирования на их запросы, поступающие через новый канал взаимодействия. «Мы разработали специальный регламент, призванный обеспечить бесперебойную работу и максимально повысить эффективность использования КПЭС. К примеру, одним из требований данного регламента является принятие и рассмотрение обращения заявителя, полученного по электронной почте в течении трех часов с момента его получения. Таким образом, личные сообщения, переданные по электронной почте, будут обрабатываться так же оперативно, как и при личном визите заявителя в МФЦ или по телефону. Заявитель может обращаться по интересующему его вопросу напрямую к оператору, курирующему его дело, отправив ему соответствующее письмо на электронную почту», - пояснил Юсуп Гаджиев.
Новая почта МФЦ Махачкалы базируется на российском сервере. Это очень важно с учетом требований федерального закона о персональных данных, обязывающего почтовые сервисы и соцсети размещать персональные данные о российских пользователях исключительно на российских серверах. 
Напомним, новые требования закона вступят в силу с 1 сентября 2016 года. Как указано в законе, «при сборе персональных данных, в том числе посредством информационно-телекоммуникационной сети Интернет, оператор обязан обеспечить запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, извлечение персональных данных граждан России с использованием баз данных, находящихся на территории России». К персональным данным предлагается, в частности отнести адреса электронной почты, личную переписку и так далее.
В настоящее время внедрение новой технологии в махачкалинском МФЦ идет активными темпами. Параллельно с этим проводится соответствующее обучение персонала. При этом работникам выдана специально разработанная пошаговая инструкция, которая помогает им легко ориентироваться в интерфейсе почты и правильно применять весь имеющийся инструментарий.
Сотрудники ведомства, уже успевшие ознакомиться с новой корпоративной почтой, признались в легкости и простоте ее использования.

Поделиться новостью