14.09.2017 Hi-tech, софт, компьютеры

Электронный документооборот: неочевидные преимущества

Преимущество электронных систем документооборота, на первый взгляд, очевидно: экономия времени и расходных материалов. Однако, на самом деле, главное преимущество заключается в новой более четкой организации бизнес-процессов компании.

Документооборот, прежде всего, связан с построением единой информационной среды компании. Единство в данном случае означает как возможность оперативной работы в системе всех сотрудников, так и единую базу документов. При этом система электронного оборота компании также выступает в роли базы знаний, поскольку позволяет сотрудникам компании использовать накопленный опыт и анализировать корпоративные документы, независимо от их даты создания и автора.

Современные системы являются мощными корпоративными средствами управления. Их внедрение зачастую становится катализатором серьезных изменений в IТ-структуре организации. Помимо решения прямых задач внедрение электронного документооборота нередко приводит к значительному обновлению аппаратного и системного программного обеспечения и переходу на новые технологические стандарты.

Тенденции

Современные системы документа оборота помимо классических функций (работа с содержанием документов, полнотекстовый поиск, архивные решения и пр.) предоставляют функциональные возможности для автоматизации дополнительных офисных бизнес-процессов, таких как обработка заявок, контроль пропусков, инженерное обеспечение технических объектов, обслуживание совещаний, электронные конференции и новости.

Еще одна важная тенденция заключается в возможности тесной интеграции электронных систем с другими информационными системами предприятия. Электронная система документооборота выступает связующим звеном между различными системами, функционирующими в компании. Для региональных предприятий важным остается интеграция электронной системы документооборота в единую систему, позволяющую объединить все структуры организации в единое управленческое пространство.

Все определяется масштабом

Как показывает практика, электронный документооборот можно использовать в любой отрасли бизнеса. Специфика скорее может быть связана с традициями конкретной организации, а не ее отраслевой принадлежностью.
Крупные компании с отлаженными бизнес-процессами стремятся к автоматизации сложившегося процесса документооборота, и хотят получить систему, которая достаточно легко может быть настроена на особенности функционирования без значительных преобразований сложившихся правил работы.
Средние компании, наоборот, чаще пытаются с помощью внедрения электронного документооборота повысить эффективность процедур управления.
Внедрение электронного документооборота в период реструктуризации
Приняв решение о внедрении системы, совпадающее с организационными преобразованиями, очень важно верно выбрать задачи автоматизации. Например, полезной опцией может стать внедрение хранилища электронных документов. Это позволит аккумулировать знания организации и обеспечить их преемственность.

Способ внедрения

Поэтапность - еще один способ упростить жизнь сотрудникам при переходе к работе с электронной системой документооборота, не используя параллельной работы с бумажными документами. После автоматизации какого-то бизнес-процесса и адаптации части сотрудников к системе электронного документооборота можно перейти к автоматизации другого участка работ. Следующий этап автоматизации начинается со смежного бизнес-процесса и обычно проходит более легко и быстро, чем предыдущий.
Если система действительно полезна и облегчает работу, персонал легко привыкает к новым технологиям и быстро оценивает новые преимущества.

Окупаются ли затраты на СЭД

Первое, что бросается в глаза, - ускорение выполнения типовых операций. Увеличивается скорость распространения информации по компании. Сокращаются совокупное время подготовки и получения информации, средняя длительность бизнес- транзакции и количество совершаемых бизнес- транзакций в единицу времени.

Наличие библиотеки документов помогает устранить "узкие места" в работе с документами (невозможность их найти достаточно быстро, необходимость копировать оригиналы и т. д.), ускорить процесс понимания новыми сотрудниками бизнеса компании и своих обязанностей, снизить время на взаимодействие с коллегами.